Proceso de negociación con proveedores
Negociación comercial
Se define como un proceso mediante el cual dos o más partes involucradas buscan llegar a un acuerdo mutuamente beneficioso en términos y condiciones comerciales. Esta puede llevarse a cabo en distintos contextos, como la venta de bienes, la adquisición de materias primas o insumos y la renovación de contratos, entre otros.
Más allá de llegar a acuerdos favorables, las empresas deben optar por proveedores confiables y responsables, con quienes mantener una relación a largo plazo.
Por ello, antes de iniciar cualquier negociación, es importante investigar sobre los proveedores. Esto implica comparar precios, calidad de los productos o servicios, plazos de entrega, experiencia y reputación en el mercado.
Fases de la negociación
En todo proceso de negociación deben considerarse al menos tres etapas:
Preparación
En esta fase se deben conocer todos los detalles de la oferta a presentar, determinar los objetivos que se pretenden conseguir y contactar con las personas de los departamentos de la empresa. Además, informarse sobre las fortalezas y debilidades de la otra parte y obtener información sobre la competencia.
Asimismo, en esta etapa es primordial obtener información de resultados de negociaciones similares que se realizaron con anterioridad y preparar las respuestas a posibles objeciones que la otra parte podría presentar.
Desarrollo
Comienza con el reconocimiento de las partes involucradas en la negociación. Seguidamente se establecen las reglas, se expresan los intereses y necesidades, se presentan y discuten las propuestas, así como los argumentos y las objeciones. Todo ello debe efectuarse bajo un ambiente cordial y respetuoso para que el desarrollo de la negociación sea de manera positiva.
Cierre
En esta fase, es donde se manifiesta si se pudo llegar a un acuerdo satisfactorio y cerrar la negociación con éxito o, todo lo contrario, el resultado no era lo que se esperaba.
Vamos a suponer que el pacto se cerró, por lo que sería conveniente incluir una cuarta etapa en el proceso de negociación. Esta consiste en el seguimiento y evaluación del acuerdo para asegurarse de que se están cumpliendo las condiciones acordadas previamente.
Aspectos que negociar con los proveedores
Durante la mesa de negociación se deben tener en cuenta algunos elementos que negociar con los proveedores:
Los precios
Obtener los mejores precios aumenta las posibilidades de reducir los costes y aumentar las ganancias. A través de descuentos por volúmenes de compra, promociones o acuerdos especiales, las empresas buscan alternativas que garanticen la reducción de precios.
Condiciones de pago
Según las necesidades e intereses, a veces es conveniente acordar plazos de pago. En algunos casos facilita la gestión de flujo de efectivo de la empresa, mientras que puede aumentar la lealtad de los clientes. No obstante, cuando se consigue una facilidad de pago, también se espera un mayor compromiso por parte del comprador.
Plazos de entrega
El plazo de entrega es otro elemento esencial que negociar con los proveedores, dado que este repercute en la atención al cliente. Disponer de los productos o servicios a tiempo es clave para ofrecer respuesta a la demanda existente.
La calidad
Se deben asegurar los estándares de calidad para obtener el mejor producto o servicio posible. Para ello, es recomendable conocer las especificaciones técnicas, realizar pruebas de calidad e incluso solicitar los requisitos de certificación.
Servicio postventa
En caso de que surjan alguna incidencia o inconveniente, es crucial contar con un sistema de resolución eficiente. El servicio de postventa es primordial para garantizar la satisfacción del cliente y mantener una relación a largo plazo.
Estrategias y tipos de negociación
Las estrategias marcan las líneas generales que se desea desarrollar en la negociación. Existen principalmente dos:
- Estrategia ganar-ganar o integrativa: se espera un acuerdo beneficioso para las partes, aunque no maximicen sus ganancias. Negociaciones a largo plazo.
- Estrategia ganar-perder o distributiva: a través de esta se busca obtener el máximo de la otra parte, a la que se ve como un rival. Negociaciones a corto plazo.
Luego de definir la estrategia a efectuar, es el momento de utilizar diferentes tácticas de negociación, las cuales podríamos definirlas como las acciones concretas que se llevan a cabo con el fin de lograr un acuerdo favorable en una negociación. Estas pueden dividirse en tácticas de desarrollo y de presión.
En cuanto a los tipos de negociación, encontramos generalmente dos:
- Negociación inmediata: en este tipo de negociación no se busca un aproximación con la otra parte, sino que es una negociación rápida. En muchas ocasiones es a corto plazo, debido a la necesidad de resolver una situación o requerimiento de forma inmediata, por lo que prevalece la rapidez en la toma de decisiones.
- Negociación progresiva: mediante esta se consiguen proveedores colaboradores. Es una negociación a largo plazo que requiere del compromiso de las partes involucradas, para que el proceso sea más flexible y de mayor oportunidad para todos.
En definitiva, es importante centrarse en dar forma al proceso de negociación con los proveedores, no sólo en tratar de controlar el resultado. Si te interesa ampliar este tema y adquirir las habilidades que faciliten y mejoren tu desempeño en el entorno comercial, te recomendamos nuestro curso Negociación con proveedores.
