¿Sabes cómo lograr sacar el máximo partido a una convocatoria y hacer una reunión efectiva de trabajo?
Muchos directivos y profesionales no gestionan bien el tiempo y los contenidos de una reunión y esto supone una pérdida de tiempo y dinero no sólo para aquel que la organiza, sino también para todos los participantes de la misma.
Para organizar una reunión eficaz se debe establecer un tiempo preciso y tener claros qué objetivos se pretenden con dicha reunión. Esto requiere una preparación previa tanto del espacio donde tendrá lugar la reunión como de los medios y mensajes a trasmitir.
Una buena preparación de la reunión asegura su eficacia
Es por ello una buena práctica, realizar un pequeño documento de planificación en el que se incluya el tiempo y el lugar de la reunión, los objetivos de la misma, los temas a tratar y las personas participantes.
Este documento puede sernos de utilidad posteriormente para realizar un acta o resumen de lo que ha sucedido en la reunión, que es algo realmente útil tanto para los asistentes como para otras personas de la organización que pudieran estar interesadas en lo tratado en dicha reunión.
Resulta igualmente necesario, si somos los organizadores de la reunión, ocuparse de asuntos logísticos como puede ser que el lugar de la reunión tenga la iluminación y temperatura adecuada, que no haya ruidos externos o bien que la wifi, aparatos y conexiones funcionen correctamente.
Si la reunión se realiza mediante un programa de videoconferencia como por ejemplo Zoom, Teams o Meet, se deben comprobar enlaces, avisos y pedir a los asistentes conectarse minutos antes de la reunión para evita que no puedan asistir o puedan retrasarse por problemas de conexión. En el caso de que esta reunión se grabe para su posterior distribución es preciso pedir a los ponentes o asistentes permiso para reproducir la reunión y no incurrir en faltas o delitos contra la Ley de protección de datos, que protege no solo la imagen sino la voz de las personas.
Hay que considerar además, cuando se quieren abordar muchos asuntos o deben intervenir varias personas en la reunión, el tiempo de duración de la misma, ya que las personas más allá de 30 o 45 minutos no solemos prestar atención y acabamos despistándonos, haciendo que parte de la reunión resulte ineficaz. Por ello las intervenciones no deben superar los 30 minutos de duración y deben programarse descansos o pausas cada cierto tiempo. También resulta necesario evitar siempre que sea posible fijar reuniones después de comidas ya que el grado de atención será inferior que a otras horas del día.
Si la reunión exige la participación de varias personas en la resolución de un problema o el diseño de una estrategia, o bien tiene el formato de mesa redonda, donde varios profesionales reflexionan sobre un tema, es conveniente que una persona actúe como moderador, controlando los tiempos y resumiendo los puntos más importantes de cada intervención.
Estrategias y detalles para convertir una reunión en efectiva
En el caso de reuniones de coordinación habituales por ejemplo de un equipo de ventas, es recomendable hacerlas siempre en el mismo momento de la semana, por ejemplo, un viernes o un lunes, creando un hábito en el equipo de trabajo y para evitar que estas se puedan alargar en exceso, deben ser organizadas antes de la comida o de la hora de salida. Con ello difícilmente se alargará en el tiempo.
Es igualmente recomendable que el ponente o ponentes elaboren una presentación gráfica de los contenidos que van a exponer. Ello les permitirá estructurar su mensaje y hacerlo más ameno y comprensible para el resto de asistentes. Disponer de una presentación es realmente útil en reuniones que se puedan desarrollarse a través de videoconferencia donde las posibilidades de distracción son mayores.
Una vez transcurrida la reunión resulta una buena práctica que los asistentes rellenen una breve encuesta o cuestionario en el que evalúen la reunión y propongan mejoras. Ello permitirá al organizador una mejora permanente en futuras reuniones
Otro de los aspectos a tener en cuenta en la organización y gestión de reuniones tiene que ver con la gestión de expectativas y motivaciones de las personas que participan en la misma y de sus comportamientos. Hay ciertas personas que pretenden utilizar una reunión para darse a conocer, para expresar un malestar o crítica particular o bien una desmotivación o desinterés. En estos casos el ponente debe evitar enfrentamientos o brusquedades y escuchar a la persona, aunque también debe tener la habilidad suficiente para reconducir la reunión hacia el objetivo previsto. Jamás se debe perder la paciencia, porque esta actitud se puede volver en contra del organizador.
