Consejos para convertir el presupuesto en toda una herramienta comercial
1.- Crea un diseño de calidad
El presupuesto es actualmente el único documento comercial al que cualquier potencial comprador va a prestar realmente atención. Por ello debe dar una imagen muy positiva de la empresa o profesional que lo emita.
Así, es recomendable, dedicar tiempo a pensar qué información que va a contener y cual será su diseño. Para ello no necesitaremos grandes dotes artísticas o experiencia en programación.
Actualmente existen diferentes bancos de imágenes gratuitas y programas y aplicaciones gratuitas, como por ejemplo Canva, que permiten generar y publicar documentos en formato PDF con una calidad muy buena sin tener conocimientos previos de diseño, utilizando plantillas. Así, incluir en el presupuesto fotografías del producto o de la empresa, el logotipo y los colores corporativos pueden potenciar la imagen que el cliente tiene de nosotros.
2.- Sé preciso y riguroso
El objetivo de cualquier cliente que revise un presupuesto es saber de la manera más simple en qué consiste la propuesta que le ofrecemos.
Por ello debemos evitar dar información insuficiente sobre el producto o servicio que queremos vender (o al contrario, ofrecer demasiada) También debemos evitar que sea el receptor del documento el que deba calcular (sumando, restando o agrupando) el importe de nuestra oferta si nos pide varios productos o piezas o si se debe aplicar algún descuento. Todas las operaciones deben darse realizadas y explicadas.
Es conveniente personalizar el presupuesto incluyendo los datos del cliente al que va dirigido y darle un número de referencia para evitar errores posteriores en la preparación o envío de pedidos y también para mejorar la trazabilidad, en el caso de que el cliente tenga dudas más adelante sobre el presupuesto, haga una contraoferta o bien realice una reclamación posterior sobre el producto o servicio que le proporcionemos una vez aceptado dicho presupuesto.
Igualmente es totalmente recomendable incluir en el presupuesto la fecha de emisión y la validez de dicho presupuesto. El no hacerlo puede llevar a algún receptor a realizar un pedido tiempo más tarde, cuando no sea posible mantener esas condiciones.
3.- Genera confianza
Uno de los elementos que cualquier cliente busca de una empresa o profesional, es que sea de confianza. Por ello utilizar el presupuesto para dar argumentos que permitan confiar en nosotros como, por ejemplo, opiniones y valoraciones de clientes, compromisos de la empresa, certificaciones o premios conseguidos o bien la experiencia en años o en trabajos realizados es un acompañamiento ideal a cualquier tipo de presupuesto.
4.-Aprovecha para vender más
El presupuesto puede ser además de un documento explicativo, una comunicación comercial para ofrecer otros productos o servicios que se combinen o sean alternativos a aquellos presupuestados. Es lo que se llama la venta cruzada. Fíjate por ejemplo como lo hace una plataforma como Amazon cuando vas a comprar cualquier cosa.
Incluso si finalmente no se acepta el presupuesto, introduciendo otras ofertas podemos dejar una puerta abierta para conseguir ventas posteriores de ese cliente.
También puede ser una herramienta para mostrar las ventajas que puede tener el comprador de nuestros productos o servicios si completar el pedido, tales como descuentos en compras posteriores, premios o participar en programas de fidelización.
5.-Realiza seguimiento de todos los presupuestos emitidos
En un contexto comercial tan competitivo como el actual toda propuesta comercial debe ser seguida de una llamada o al menos un contacto por correo electrónico para interesarse por la opinión del cliente.
Para evitar generar rechazo, se puede preguntar por posibles dudas que pudiera tener el receptor del presupuesto, se pueden ofrecer descuentos adicionales a los que figuren en el presupuesto, o incluso indicarle que debe tomar la decisión de comprar antes de una determinada fecha por fin de existencias o vacaciones del personal.
Realizar un seguimiento no sólo permite mejorar el número de clientes que finalmente decidan aceptar nuestra oferta, sino también conocer los elementos del presupuesto más valorados o rechazados por el receptor del mismo.
5.-Revisa como lo hacen otras empresas
Revisar las prácticas de otras empresas, sean competidoras o de otros sectores o tamaños puede ser una fuente de inspiración para incorporar o rechazar ideas o estrategias en el diseño o emisión del presupuesto. La investigación debe realizarse de manera periódica para incorporar novedades o descartar propuestas poco efectivas.
6.- Utiliza la Inteligencia artificial para crear presupuestos.
Actualmente estas herramientas gratuitas como Chat GPT, Microsoft Pilot o Gemini de Google, permiten obtener de manera rápida u simple información sobre comparativas o tendencias que nos puede resultar de interés para incluir en nuestro presupuesto, aunque es conveniente comprobar la información que publican.
También se les puede pedir que generen un presupuesto de un producto como el nuestro. Aunque después lo modifiquemos incluyendo otros elementos, el ejemplo generado nos puede servir de guía para elaborarlo y nos puede dar ideas para crearlo.
