Google Drive como herramienta de trabajo colaborativo
Drive permite almacenar los diferentes documentos en la nube y no en el equipo desde donde se trabaja y permite compartir dichos documentos tanto en lectura como en edición a diferentes personas, además Google Drive permite la elaboración de encuestas y la conexión con otras aplicaciones de Google como el calendario, el cuaderno de notas o la lista de contactos.
Por todo ello, Google Drive es una herramienta de primer nivel en el trabajo colaborativo actual. Así, por ejemplo, en trabajos que se deban realizar desde otro lugar como puede ser el teletrabajo, la gestión comercial con clientes y proveedores o la labor técnica de reparación de averías, esta herramienta permite crear y difundir información y contenidos con equipos o dispositivos sin una capacidad de memoria alta como pueden ser tabletas, Chromebooks o i-pads.
Igualmente, Google Drive puede resultar una herramienta muy interesante en agencias de diseño, marketing u otras actividades que requieran la participación de diferentes personas en un mismo proyecto, ya que se puede trabajar en un mismo documento desde diferentes equipos informáticos o dispositivos. También es utilizado en educación como fórmula de compartir trabajos colaborativos, así como para la corrección de proyectos, tesis y toda clase de ejercicios escritos, o por ejemplo la labor de gestores de pequeñas empresas o administradores de fincas y propiedades.
Otra gran ventaja de todas las aplicaciones de Google, incluida Google Drive es que no está ligada al equipo sino a una cuenta de Google y eso permite su utilización en diferentes equipos. Y esta característica resulta muy útil por ejemplo en el tele diagnóstico tanto a nivel médico o veterinario como en auditorías o peritajes
Aplicación de Drive a la gestión comercial y a la marca personal
Pero sin duda, una de las aplicaciones más útiles de Google Drive es en la gestión comercial de las empresas. A través de esta aplicación se puede compartir información, documentación y ofertas con clientes y proveedores de cualquier provincia o país, se pueden recibir ofertas o pedidos e incluso se pueden gestionar contraofertas y contratos de una forma mucho más rápida y económica que hasta ahora. Así mismo, la conexión con otras aplicaciones como la de contactos, calendario o planificador y correo electrónico, permite una gestión mucho más ágil y ordenada de presentación de ofertas y seguimiento de clientes para pequeñas y medianas empresas.
La conexión de Google Drive con otras herramientas del buscador como Google Meet o el elaborador de encuestas ayuda no solo a dar una respuesta rápida a personas o empresas interesadas en un producto o servicio sino a realizar contactos periódicos con compradores o clientes de cara a conocer su opinión sobre ofertas, productos o acciones comerciales realizadas, mejorando así la fidelización de clientes.
Google Drive también puede ser utilizada conjuntamente con otras herramientas de Google como por ejemplo el traductor y permite incorporar impresiones de pantalla, fotografías y enlaces, algo que resulta muy útil por ejemplo para realizar Currículos, cartas de presentación o briefing de experiencia profesional o trabajos desarrollados. Con ello los procesos de búsqueda de empleo u oportunidades profesionales para freelancers o trabajadores autónomos se facilitan.
Pero además de todo lo anterior Google Drive permite la incorporación de aplicaciones de terceros trato gratuitas como de pago que permite mejorar y adaptar su uso a las diferentes empresas. Todo ello se realiza a través de Google Workspace Marketplace que aparece representado con el signo de la suma en la parte derecha de la pantalla de Google Drive. Entre ellos podemos encontrar editores, traductores, convertidores, etc.
Seguridad en el uso de Drive
El uso profesional de Google drive permite al usuario con muy pocos recursos un sinfín de posibilidades, aunque eso implica un uso cada vez mayor de otras aplicaciones del buscador. Es recomendable por tanto aplicar las máximas medidas de seguridad tanto en la cuenta como en el dispositivo para evitar el borrado o el robo de información.
También es altamente recomendable cuando se utilizan dispositivos ajenos o redes wifi cerrar la sesión una vez terminada la tarea y utilizar aplicaciones o programas antivirus que detecten troyanos, virus y en general cualquier tipo de malware que pueda suponer un peligro no sólo para el equipo o dispositivo sino para todos los datos compartidos.
Como se puede observar, las oportunidades profesionales que presenta el uso de Google Drive son innumerables en el desarrollo de actividades laborales no sólo a nivel local sino igualmente a nivel nacional e internacional y también puede resultar muy recomendable en procesos de búsqueda activa de empleo. Por ello te recomiendo conocer todos sus recursos a través del curso online gratuito que te ofrece Cursos Femxa. Accede al programa de la formación subvencionada en Google Drive para conocer todas las posibilidades que aporta trabajar con Drive.
