Hacer un PDF accesible implica aplicar una serie de buenas prácticas en su estructura, formato y contenido. Desde la correcta utilización de etiquetas y descripciones en imágenes hasta el uso de fuentes adecuadas y la inclusión de texto alternativo, existen diferentes aspectos que deben tenerse en cuenta para que el documento pueda ser interpretado por lectores de pantalla y otras tecnologías de asistencia.
En este artículo, te explicamos paso a paso cómo crear PDFs accesibles y mejorar la experiencia de todos los usuarios.
Índice de contenido
- ¿Qué significa que un PDF sea accesible?
- Herramientas necesarias para crear un PDF accesible
- Diferentes maneras de crear un PDF accesible
- Errores comunes al hacer un PDF accesible
- Buenas prácticas para garantizar la accesibilidad en PDF
¿Qué significa que un PDF sea accesible?
La accesibilidad en documentos PDF hace referencia a la capacidad de estos archivos para ser utilizados, comprendidos y navegados por cualquier persona, incluyendo aquellas con discapacidades visuales, auditivas, motoras o cognitivas.
Un PDF accesible está diseñado para que las tecnologías de asistencia, como lectores de pantalla y dispositivos braille, puedan interpretar correctamente su contenido y facilitar la interacción del usuario con el documento.
Para que un PDF sea considerado accesible, debe cumplir con ciertos criterios, como el uso adecuado de etiquetas estructurales, la inclusión de texto alternativo en imágenes, la correcta jerarquización de los encabezados y la posibilidad de navegación mediante teclado.
Además, debe evitar elementos que dificulten la comprensión, como el texto incrustado en imágenes sin descripción o tablas mal estructuradas.
Normativas internacionales sobre accesibilidad en PDFs
La accesibilidad digital no es solo una recomendación, sino un requisito regulado por normativas internacionales. Algunas de las más relevantes son:
- Web Content Accessibility Guidelines (WCAG): Desarrolladas por el World Wide Web Consortium (W3C), estas directrices establecen principios de accesibilidad aplicables a sitios web y documentos digitales, incluidos los PDFs. Las WCAG 2.1 y 2.2 clasifican la accesibilidad en tres niveles: A (básico), AA (intermedio) y AAA (avanzado), siendo el nivel AA el estándar recomendado para cumplir con las regulaciones legales.
- Americans with Disabilities Act (ADA): En Estados Unidos, esta ley exige que los contenidos digitales de instituciones públicas y privadas sean accesibles para personas con discapacidad. Esto incluye documentos PDF utilizados en sitios web, correos electrónicos y otros medios de comunicación digital.
- Sección 508 de la Rehabilitation Act: También en EE.UU., esta norma establece requisitos específicos para que los documentos electrónicos, incluidos los PDFs, sean accesibles para empleados y ciudadanos con discapacidad.
- Reglamento de accesibilidad web de la Unión Europea: En Europa, la Directiva (UE) 2016/2102 obliga a las administraciones públicas a garantizar que sus documentos digitales sean accesibles, siguiendo las WCAG 2.1 AA.
El cumplimiento de estas normativas no solo evita problemas legales, sino que también mejora la usabilidad y el alcance de los documentos digitales.
Beneficios de un PDF accesible
Garantizar la accesibilidad en documentos PDF aporta numerosas ventajas, tanto para las personas con discapacidad como para cualquier usuario que interactúe con ellos. Algunos de los beneficios más destacados son:
- Inclusión y equidad: Un PDF accesible permite que todas las personas, independientemente de sus capacidades, puedan acceder a la información en igualdad de condiciones. Esto fomenta un entorno digital más inclusivo y respetuoso con la diversidad.
- Mejor experiencia de usuario: La correcta estructuración de un documento, con encabezados claros, navegación eficiente y texto bien organizado, facilita la lectura y comprensión para cualquier persona, no solo para quienes utilizan tecnologías de asistencia.
- Cumplimiento legal y reputación corporativa: Cumplir con las normativas de accesibilidad evita sanciones legales y refuerza la imagen de una organización comprometida con la accesibilidad digital.
- Mayor alcance del contenido: Un PDF accesible puede ser utilizado en diferentes dispositivos y adaptarse a distintas necesidades, lo que aumenta su utilidad y facilita su distribución.
- Optimización para buscadores (SEO): Los documentos bien estructurados y accesibles pueden ser indexados mejor por los motores de búsqueda, mejorando su visibilidad y alcance en internet.
Crear un PDF accesible no solo es una cuestión de cumplimiento normativo, sino una manera de mejorar la comunicación y facilitar el acceso a la información para todos los usuarios. En los siguientes apartados, explicaremos cómo lograrlo de manera efectiva.
Herramientas necesarias para crear un PDF accesible
Software de edición profesional
Para crear documentos PDF accesibles, es fundamental utilizar herramientas de edición que permitan estructurar correctamente el contenido, añadir etiquetas, descripciones y verificar el cumplimiento de los estándares de accesibilidad. El software profesional ofrece funciones avanzadas que garantizan que los documentos puedan ser interpretados correctamente por lectores de pantalla y otras tecnologías de asistencia.
Entre las opciones disponibles, Adobe Acrobat Pro es la herramienta más completa y utilizada a nivel profesional. Sin embargo, también existen alternativas gratuitas como LibreOffice, que ofrecen algunas funcionalidades básicas para la creación de documentos accesibles, aunque con ciertas limitaciones en comparación con las soluciones de pago.
Adobe Acrobat Pro y sus funciones de accesibilidad
Adobe Acrobat Pro es la herramienta más avanzada para la edición de documentos PDF y cuenta con varias funciones específicas para mejorar su accesibilidad:
- Etiquetado de documentos: Permite añadir etiquetas a los elementos del PDF, como títulos, párrafos, listas y tablas, para que los lectores de pantalla puedan interpretar correctamente la estructura del contenido.
- Reconocimiento automático de estructura: Identifica y asigna etiquetas automáticamente a un documento PDF para mejorar su accesibilidad.
- Verificación de accesibilidad: Ofrece una herramienta de análisis que detecta problemas de accesibilidad en el documento y sugiere soluciones.
- Texto alternativo en imágenes: Permite agregar descripciones a imágenes y gráficos, facilitando su comprensión a personas con discapacidad visual.
- Orden lógico de lectura: Proporciona una vista en árbol de la estructura del documento, asegurando que el contenido se lea en el orden adecuado.
- Conversión accesible desde otros formatos: Al exportar documentos desde Microsoft Word o PowerPoint, Acrobat mantiene las etiquetas de accesibilidad si el archivo original ha sido configurado correctamente.
Gracias a estas herramientas, Adobe Acrobat Pro facilita la creación de documentos accesibles y garantiza el cumplimiento de normativas como las WCAG 2.1 y la Sección 508 de la Rehabilitation Act en Estados Unidos.
Alternativas gratuitas como LibreOffice y sus limitaciones
Para quienes no pueden acceder a Adobe Acrobat Pro, LibreOffice Writer es una opción gratuita que permite exportar documentos en formato PDF con algunas funciones de accesibilidad:
- Exportación a PDF etiquetado: Genera documentos con etiquetas estructurales, siempre que el archivo original esté correctamente formateado.
- Uso de estilos y estructura semántica: Conserva cierta organización accesible al aplicar estilos adecuados en los títulos y párrafos antes de la exportación.
- Compatibilidad con formatos abiertos: Facilita la edición de documentos en formatos abiertos y permite su conversión a PDF sin perder demasiada información estructural.
Sin embargo, LibreOffice presenta varias limitaciones en comparación con Adobe Acrobat Pro:
- No permite la edición avanzada de etiquetas en PDFs ya creados. Una vez exportado, no es posible modificar la estructura de accesibilidad dentro del archivo.
- Las opciones para agregar texto alternativo en imágenes son limitadas y no garantizan una correcta compatibilidad con lectores de pantalla.
- No dispone de herramientas de verificación de accesibilidad, lo que dificulta comprobar si el PDF cumple con los estándares establecidos.
LibreOffice es una alternativa útil para la creación de documentos básicos con cierta accesibilidad, pero su capacidad para generar PDFs completamente accesibles es reducida. Para quienes necesitan cumplir con normativas exigentes o garantizar la máxima accesibilidad, Adobe Acrobat Pro sigue siendo la mejor opción.
Plugins y extensiones específicas
Además del software de edición profesional, existen herramientas adicionales en forma de plugins y extensiones que permiten optimizar la accesibilidad de los documentos PDF. Estas soluciones complementarias facilitan la corrección de errores, la mejora de la estructura del documento y la verificación del cumplimiento de los estándares de accesibilidad.
Algunas de estas herramientas están diseñadas para integrarse con editores como Adobe Acrobat Pro, mientras que otras funcionan como extensiones para navegadores o complementos para programas de ofimática, ofreciendo opciones adicionales sin necesidad de software especializado.
Herramientas adicionales para optimizar la accesibilidad de PDFs
- PAC 2021 (PDF Accessibility Checker): Es una de las herramientas más utilizadas para la verificación de accesibilidad en documentos PDF. Permite analizar un archivo y detectar problemas de estructura, etiquetas incorrectas o elementos no accesibles. Genera un informe detallado con recomendaciones para corregir los errores identificados.
- AxesPDF: Herramienta específica para revisar y corregir problemas de accesibilidad en archivos PDF. Ofrece una interfaz sencilla para editar etiquetas, ajustar la estructura de lectura y garantizar la compatibilidad con lectores de pantalla.
- CommonLook PDF Validator: Plugin que permite validar si un documento PDF cumple con los estándares de accesibilidad, como las WCAG 2.1 o la Sección 508. Se integra con Adobe Acrobat Pro y proporciona un análisis detallado de posibles problemas.
- Grackle Docs: Extensión para Google Docs que ayuda a crear documentos accesibles antes de su conversión a PDF. Revisa la estructura del documento y sugiere mejoras en etiquetas, encabezados y descripciones de imágenes.
- Equidox PDF: Software basado en la nube que permite convertir documentos PDF en versiones accesibles mediante el ajuste automático de etiquetas y la corrección de errores estructurales.
El uso de estos plugins y extensiones permite mejorar la accesibilidad de los documentos PDF sin necesidad de editar manualmente cada detalle. Estas herramientas son especialmente útiles para quienes trabajan con grandes volúmenes de documentos y necesitan garantizar que cumplan con los estándares de accesibilidad antes de su publicación o distribución.
Diferentes maneras de crear un PDF accesible
Desde programas de origen
La mejor manera de garantizar la accesibilidad en un documento PDF es trabajar en su correcta estructuración desde el programa de origen antes de exportarlo. Herramientas como Microsoft Word y PowerPoint permiten aplicar buenas prácticas de accesibilidad desde el inicio, facilitando la creación de PDFs accesibles sin necesidad de realizar grandes ajustes posteriores.
Al generar un documento accesible desde su origen, se asegura que los elementos esenciales, como títulos, listas, tablas e imágenes, estén correctamente etiquetados y organizados, lo que mejora la interpretación del contenido por parte de lectores de pantalla y otras tecnologías de asistencia.
Cómo usar Word o PowerPoint para crear PDFs accesibles desde el inicio
Tanto Microsoft Word como PowerPoint incluyen herramientas que permiten optimizar la accesibilidad antes de exportar a PDF.
1. Uso de estilos y estructura correcta
- Aplicar estilos de encabezado en Word en lugar de simplemente cambiar el tamaño o negrita del texto. Esto permite que los lectores de pantalla reconozcan la jerarquía del contenido.
- En PowerPoint, usar diseños de diapositivas predefinidos en lugar de crear cajas de texto manualmente. Los diseños estructurados garantizan que la información sea leída en el orden correcto.
2. Texto alternativo en imágenes y objetos gráficos
- Agregar texto alternativo a todas las imágenes, gráficos y tablas para que los usuarios con discapacidad visual puedan comprender su contenido.
- En Word y PowerPoint, hacer clic con el botón derecho sobre la imagen, seleccionar "Formato de imagen" > "Texto alternativo" y escribir una descripción clara.
3. Tablas correctamente estructuradas
- Usar filas de encabezado en tablas para mejorar la navegación con lectores de pantalla. En Word, esto se configura en "Herramientas de tabla" > "Diseño" > "Repetir fila de encabezado".
- Evitar tablas anidadas o estructuras complejas, ya que pueden dificultar la interpretación del contenido.
4. Contraste y legibilidad
- Utilizar combinaciones de colores con alto contraste para facilitar la lectura a personas con baja visión. Microsoft Office cuenta con verificadores de contraste dentro de sus opciones de accesibilidad.
- Emplear fuentes legibles, como Arial o Verdana, con un tamaño adecuado (mínimo 12 puntos).
5. Uso de descripciones en enlaces y botones
- Evitar textos genéricos como "haz clic aquí". En su lugar, utilizar descripciones claras, como "Descargar la guía de accesibilidad en PDF".
- Insertar hipervínculos descriptivos en Word y PowerPoint mediante la opción "Insertar enlace", asegurando que los usuarios comprendan el destino del enlace.
6. Verificación de accesibilidad antes de exportar
Microsoft Office incluye un comprobador de accesibilidad que permite detectar problemas antes de convertir el archivo a PDF:
- En Word o PowerPoint, ir a "Revisar" > "Comprobar accesibilidad".
- El sistema generará un informe con advertencias y sugerencias para corregir problemas.
7. Exportación correcta a PDF
Para mantener las etiquetas de accesibilidad al exportar a PDF:
- En Word o PowerPoint, seleccionar "Archivo" > "Guardar como".
- Elegir el formato PDF y hacer clic en "Más opciones".
- Marcar la casilla "Etiquetas de estructura de documento para accesibilidad" antes de guardar el archivo.
Siguiendo estos pasos, se puede generar un PDF accesible desde su origen, evitando correcciones manuales posteriores y asegurando que el documento sea comprensible para todos los usuarios.
Añadiendo etiquetas a un PDF existente
Cuando un documento PDF no ha sido creado con las pautas de accesibilidad desde su origen, es necesario añadir etiquetas estructurales para mejorar su navegación y comprensión por parte de los lectores de pantalla. Las etiquetas en un PDF actúan como marcadores que indican la jerarquía del contenido, permitiendo a las tecnologías de asistencia interpretar correctamente la información y ofrecer una experiencia de usuario accesible.
El proceso de etiquetado se puede realizar mediante herramientas especializadas como Adobe Acrobat Pro, que permite estructurar el documento, identificar elementos clave y corregir posibles errores de accesibilidad.
Función de etiquetado para facilitar la navegación por lectores de pantalla
Los lectores de pantalla, como JAWS, NVDA o VoiceOver, leen los documentos PDF siguiendo el orden lógico de su estructura interna. Si un documento no tiene etiquetas o su estructura es incorrecta, la lectura puede resultar confusa, con elementos desordenados o inaccesibles.
Para etiquetar un PDF en Adobe Acrobat Pro, se pueden seguir estos pasos:
- Abrir el PDF en Adobe Acrobat Pro.
- Ir al menú "Herramientas" y seleccionar "Accesibilidad".
- Hacer clic en "Agregar etiquetas al documento". Acrobat intentará identificar automáticamente la estructura del contenido y asignar etiquetas adecuadas.
- Para revisar y corregir las etiquetas, abrir el Panel de etiquetas desde "Ver" > "Mostrar/Ocultar" > "Panel de navegación" > "Etiquetas".
- Hacer clic con el botón derecho sobre una etiqueta para modificar su tipo si es necesario (por ejemplo, cambiar un texto plano a un encabezado
<H1>,<H2>, etc.).
Las etiquetas más utilizadas en accesibilidad incluyen:
- Encabezados (
<H1>,<H2>,<H3>...): Definen la jerarquía del contenido. - Párrafos (
<P>): Indican bloques de texto. - Listas (
<L>): Agrupan elementos en listas ordenadas o no ordenadas. - Tablas (
<Table>): Organizan datos en filas y columnas con encabezados identificables. - Enlaces (
<Link>): Señalan hipervínculos para facilitar la navegación.
Tras la corrección de etiquetas, se recomienda utilizar la herramienta "Comprobador de accesibilidad" en Adobe Acrobat Pro para identificar posibles errores y realizar ajustes adicionales.
Si bien Acrobat automatiza parte del proceso, en algunos casos será necesario revisar manualmente la estructura del documento para garantizar que la lectura sea fluida y comprensible para todos los usuarios.
Usando estructuras semánticas
El uso de estructuras semánticas en un documento PDF es fundamental para garantizar su accesibilidad. Una correcta jerarquización del contenido mediante encabezados, listas y tablas permite que los lectores de pantalla interpreten y presenten la información de manera lógica, facilitando la navegación y comprensión del documento.
Cuando un documento carece de estructura semántica, los usuarios con discapacidad visual pueden encontrar dificultades para entender el orden del contenido, acceder a secciones específicas o interpretar datos en tablas. Aplicar las etiquetas adecuadas desde la creación del documento o mediante la edición posterior en un software como Adobe Acrobat Pro mejora significativamente la experiencia de usuario.
Incluir encabezados, listas y tablas correctamente formateadas
Los encabezados proporcionan una jerarquía clara dentro del documento, permitiendo a los usuarios de lectores de pantalla navegar entre secciones con mayor facilidad. Para que un PDF sea accesible, es importante:
- Usar niveles de encabezado adecuados (
<H1>,<H2>,<H3>...) en lugar de cambiar el tamaño o negrita del texto manualmente. - Asegurar que el título principal del documento sea un
<H1>, y que las subsecciones utilicen<H2>,<H3>y así sucesivamente. - Mantener un orden lógico en la jerarquía, evitando saltos innecesarios (por ejemplo, no pasar de
<H1>a<H3>sin un<H2>intermedio).
Las listas bien estructuradas permiten agrupar elementos relacionados de forma clara y comprensible para los usuarios de tecnologías de asistencia.
- Usar listas numeradas (
<OL>) para secuencias de pasos o información con un orden específico. - Usar listas con viñetas (
<UL>) para elementos sin una jerarquía definida. - Evitar el uso de guiones o símbolos manuales para crear listas, ya que los lectores de pantalla no los reconocerán correctamente.
Las tablas deben estar bien organizadas para que los lectores de pantalla puedan interpretarlas correctamente. Para lograrlo:
- Incluir filas de encabezado (
<TH>) en la primera fila de la tabla, definiendo claramente el significado de cada columna. - Evitar tablas complejas con celdas fusionadas o estructuras anidadas, ya que pueden dificultar la comprensión del contenido.
- Asegurar que las tablas se utilizan solo para organizar datos y no para maquetar el diseño del documento.
- En Adobe Acrobat Pro, se puede etiquetar una tabla desde el panel de estructura del documento, asegurando que los encabezados de columna y fila sean reconocidos correctamente.
Aplicar estas buenas prácticas garantiza que el contenido de un PDF sea estructurado de manera lógica y accesible, permitiendo a todos los usuarios, incluidos aquellos con discapacidad, navegar y comprender el documento sin dificultades.
Insertando descripciones alternativas en imágenes
Las imágenes y gráficos en un documento PDF pueden contener información clave para el lector. Sin embargo, si no se proporciona una alternativa textual adecuada, los usuarios con discapacidad visual que utilizan lectores de pantalla no podrán acceder a ese contenido. Para garantizar la accesibilidad, es imprescindible añadir descripciones alternativas (texto alternativo o "alt text") a todas las imágenes relevantes dentro del documento.
Importancia del texto alternativo para usuarios con discapacidades visuales
Los lectores de pantalla, como JAWS, NVDA o VoiceOver, no pueden interpretar el contenido visual de una imagen, pero pueden leer una descripción alternativa asociada a ella. Esto permite que los usuarios comprendan la información presentada en gráficos, ilustraciones o diagramas sin necesidad de verla.
Un buen texto alternativo debe:
- Describir el contenido y propósito de la imagen de manera clara y concisa.
- Evitar frases como "imagen de" o "foto de", ya que los lectores de pantalla ya indican que es una imagen.
- Ser breve pero informativo, transmitiendo la idea central sin detalles innecesarios.
- No incluir información redundante si ya está explicada en el texto cercano a la imagen.
Ejemplo de un buen texto alternativo:
- Imagen: Un gráfico de barras que muestra el aumento de la inversión en energías renovables entre 2015 y 2023.
- Texto alternativo recomendado: "Gráfico de barras que indica un crecimiento del 40 % en inversión en energías renovables entre 2015 y 2023."
Cómo añadir texto alternativo en un PDF con Adobe Acrobat Pro
Si un documento ya ha sido convertido a PDF y no incluye descripciones alternativas en sus imágenes, es posible agregarlas manualmente con Adobe Acrobat Pro:
- Abrir el documento en Adobe Acrobat Pro.
- Ir al menú "Herramientas" y seleccionar "Accesibilidad".
- Hacer clic en "Establecer texto alternativo".
- Acrobat identificará automáticamente las imágenes en el documento y permitirá ingresar descripciones manualmente.
- Guardar los cambios para que el texto alternativo quede incorporado en el PDF.
Si el documento se está creando en Microsoft Word o PowerPoint, es recomendable añadir el texto alternativo en el archivo de origen antes de exportarlo a PDF.
Casos en los que una imagen no requiere texto alternativo
No todas las imágenes necesitan una descripción alternativa. Si una imagen es meramente decorativa y no aporta información relevante, se puede marcar como arte decorativo en Acrobat o en el software de origen. Esto evita distracciones innecesarias para los usuarios de lectores de pantalla.
Incluir descripciones alternativas en las imágenes es una práctica esencial para garantizar la accesibilidad de un documento PDF. Esto no solo cumple con las normativas de accesibilidad, sino que también permite que más personas puedan acceder a la información de manera equitativa.
Errores comunes al hacer un PDF accesible
Asegurar la accesibilidad en un documento PDF requiere prestar atención a varios aspectos técnicos y estructurales. Sin embargo, es frecuente cometer errores que pueden dificultar la interpretación del contenido por parte de los lectores de pantalla y otros dispositivos de asistencia. A continuación, se presentan algunos de los fallos más comunes y cómo evitarlos.
Olvidar etiquetar imágenes o gráficos
Uno de los errores más frecuentes es no añadir texto alternativo (alt text) a las imágenes, gráficos o diagramas dentro del documento. Sin una descripción textual, las personas con discapacidad visual que utilizan lectores de pantalla no pueden acceder a la información contenida en estos elementos.
Para evitar este problema:
- Asegurarse de incluir un texto alternativo claro y conciso en todas las imágenes que transmitan información relevante.
- Evitar descripciones genéricas como "imagen" o "gráfico" y proporcionar una explicación útil.
- En el caso de imágenes decorativas, marcarlas correctamente como "arte decorativo" para que sean ignoradas por los lectores de pantalla.
Usar colores con bajo contraste
El contraste insuficiente entre el texto y el fondo dificulta la lectura, especialmente para personas con baja visión o daltonismo. Un diseño accesible debe garantizar que haya un contraste adecuado para mejorar la legibilidad.
Para corregir este problema:
- Utilizar combinaciones de colores con alto contraste. Se recomienda una proporción mínima de 4.5:1 entre el texto y el fondo, según las WCAG 2.1.
- Evitar usar únicamente el color como medio para transmitir información. Si se utiliza color para resaltar datos importantes, debe complementarse con texto o símbolos adicionales.
- Comprobar la accesibilidad del color con herramientas como Contrast Checker de WebAIM o el comprobador de accesibilidad de Adobe Acrobat Pro.
No configurar un orden de lectura lógico
El orden de lectura de un PDF determina cómo un lector de pantalla presentará el contenido. Si este orden no está correctamente estructurado, la información puede aparecer desorganizada, dificultando la comprensión del documento.
Errores comunes relacionados con el orden de lectura:
- No definir una jerarquía de encabezados (
<H1>,<H2>,<H3>) para guiar la navegación. - Desordenar elementos, haciendo que los lectores de pantalla lean el contenido en un orden incorrecto.
- Insertar cuadros de texto o imágenes de manera desestructurada, impidiendo que el flujo de lectura sea lógico.
Para evitar este problema:
- Utilizar el Panel de orden de lectura en Adobe Acrobat Pro para verificar y corregir la secuencia del contenido.
- Asegurarse de que los textos principales se lean antes que elementos secundarios como notas al margen o pies de página.
- Mantener una estructura clara en el documento de origen (Word, PowerPoint, InDesign) antes de exportarlo a PDF.
Prestar atención a estos errores comunes y corregirlos en cada documento garantiza que el PDF sea accesible y usable para todos los usuarios, cumpliendo con las normativas de accesibilidad y mejorando la experiencia de navegación.
Buenas prácticas para garantizar la accesibilidad en PDF
Comprobación final del documento
Antes de publicar o compartir un PDF, es fundamental realizar una comprobación final para asegurarse de que cumple con los requisitos de accesibilidad. Aunque se hayan aplicado buenas prácticas durante la creación del documento, siempre es recomendable verificar que todos los elementos sean interpretables por lectores de pantalla y otras tecnologías de asistencia.
Una de las herramientas más utilizadas para esta tarea es Adobe Accessibility Checker, una función integrada en Adobe Acrobat Pro que permite analizar el documento y detectar posibles problemas de accesibilidad.
Uso de herramientas como Adobe Accessibility Checker
Adobe Accessibility Checker facilita la identificación y corrección de errores en un PDF mediante un análisis detallado del contenido. Para utilizarlo, sigue estos pasos:
- Abrir el documento en Adobe Acrobat Pro.
- Ir al menú "Herramientas" y seleccionar "Accesibilidad".
- Hacer clic en "Comprobar accesibilidad" para iniciar el análisis.
- En la ventana de resultados, se mostrarán los problemas detectados organizados por categorías, como:
- Falta de texto alternativo en imágenes.
- Problemas con el orden de lectura.
- Encabezados o tablas sin etiquetas adecuadas.
- Falta de metadatos de accesibilidad.
- Hacer clic en cada error para obtener más información y aplicar las correcciones necesarias.
Además de Adobe Accessibility Checker, existen otras herramientas complementarias que pueden ayudar en la validación de accesibilidad, como:
- PAC 2021 (PDF Accessibility Checker): Herramienta gratuita que verifica el cumplimiento de las normativas WCAG y PDF/UA.
- CommonLook PDF Validator: Plugin avanzado para validar y corregir problemas de accesibilidad en documentos PDF.
- NVDA o JAWS: Lectores de pantalla que permiten comprobar manualmente cómo será leído el documento por usuarios con discapacidad visual.
Realizar una revisión con estas herramientas garantiza que el documento final sea accesible, comprensible y navegable para todos los usuarios, cumpliendo con los estándares internacionales de accesibilidad.
Pruebas con usuarios reales
Aunque las herramientas automáticas de accesibilidad son muy útiles para detectar problemas en un PDF, no sustituyen la evaluación real por parte de usuarios que dependen de tecnologías de asistencia. Realizar pruebas con personas que utilizan lectores de pantalla y otros dispositivos de apoyo permite identificar barreras que pueden pasar desapercibidas en un análisis automatizado.
Validación del PDF con lectores de pantalla como NVDA o JAWS
Los lectores de pantalla convierten el contenido de un PDF en audio o braille, lo que permite a las personas con discapacidad visual acceder a la información. Para asegurarse de que el documento es completamente accesible, es recomendable realizar pruebas con programas como NVDA (gratuito) o JAWS (de pago).
Cómo validar un PDF con NVDA o JAWS
- Abrir el PDF con Adobe Acrobat Reader.
- Iniciar el lector de pantalla:
- En NVDA, presionar Ctrl + Alt + N para activarlo.
- En JAWS, usar Insert + F3 y seleccionar "Adobe Acrobat Reader" como aplicación activa.
- Navegar por el documento utilizando atajos de teclado:
- H para moverse entre encabezados.
- T para recorrer tablas.
- L para identificar listas.
- Flechas de dirección para leer el contenido línea por línea.
- Verificar el orden de lectura y la interpretación del contenido:
- Comprobar que los encabezados sigan una jerarquía lógica.
- Asegurarse de que las imágenes tengan descripciones alternativas adecuadas.
- Confirmar que los enlaces sean descriptivos y funcionales.
- Tomar notas sobre posibles mejoras y realizar ajustes en el documento original o mediante Adobe Acrobat Pro.
Realizar pruebas con lectores de pantalla permite detectar problemas en la estructura del documento que podrían dificultar su uso por parte de personas con discapacidad visual. Además, si es posible, contar con la opinión de usuarios reales aporta información valiosa para mejorar la accesibilidad del PDF de forma efectiva.
Formación continua
Garantizar la accesibilidad en documentos PDF no es un proceso puntual, sino una práctica que requiere actualización constante. Las normativas, herramientas y tecnologías de asistencia evolucionan con el tiempo, por lo que es fundamental que los profesionales involucrados en la creación y distribución de documentos digitales se mantengan al día en materia de accesibilidad.
Importancia de capacitarse en accesibilidad digital
Capacitarse en accesibilidad digital permite mejorar la calidad de los documentos y asegurar que sean comprensibles y utilizables para todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad. Algunas razones clave para la formación continua en este ámbito son:
- Cumplimiento normativo: Las directrices de accesibilidad, como las WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) o la normativa PDF/UA, se actualizan periódicamente. La formación permite conocer los últimos requisitos y aplicarlos correctamente.
- Mejora de la experiencia de usuario: Aprender buenas prácticas de accesibilidad no solo beneficia a las personas con discapacidad, sino que también optimiza la usabilidad del documento para todos los usuarios.
- Uso eficiente de herramientas: Programas como Adobe Acrobat Pro, Microsoft Word y lectores de pantalla incluyen funciones específicas de accesibilidad que requieren conocimientos técnicos para su correcta implementación.
- Compromiso con la inclusión: La accesibilidad digital es un derecho, y capacitarse en este ámbito contribuye a reducir barreras y promover la igualdad en el acceso a la información.
Para mantenerse actualizado en accesibilidad, es recomendable:
- Participar en cursos especializados sobre accesibilidad en documentos digitales.
- Seguir blogs, foros y recursos oficiales sobre normativas y buenas prácticas.
- Practicar con herramientas de validación y tecnologías de asistencia.
- Compartir conocimientos dentro de equipos de trabajo para fomentar una cultura de accesibilidad en la organización.
La formación continua en accesibilidad digital es una inversión que garantiza la creación de documentos más inclusivos, contribuyendo a una sociedad en la que todas las personas puedan acceder a la información sin barreras.
La accesibilidad en documentos PDF es un aspecto fundamental para garantizar que la información sea comprensible y usable por todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad. Contar con documentos accesibles no solo facilita el cumplimiento de normativas internacionales, sino que también mejora la experiencia de usuario y promueve la inclusión digital.
Para lograrlo, es imprescindible que los profesionales encargados de la creación y edición de estos archivos cuenten con una formación adecuada que les permita aplicar correctamente las buenas prácticas y herramientas necesarias.
Si deseas especializarte en este ámbito, en Femxa ofrecemos el curso online de PDFs accesibles, donde aprenderás a crear documentos que cumplan con los estándares de accesibilidad, utilizando herramientas como Adobe Acrobat Pro y verificando su correcta implementación con lectores de pantalla.
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