Es posible que ocasionalmente (o en algunos casos de manera frecuente) te encuentres al final de tu jornada laboral o de estudio en un estado de desesperación pensando que no has logrado hacer parte o nada de lo que en principio habías pensado realizar. Obviamente ante esta situación caben dos opciones, no hacer nada (y esta opción la puedes adornar con quejas, lamentos, ira o frustración) o bien plantearte hacer algo para mejorar tus resultados diarios. Dicho así, parece fácil mejorar ¿verdad? Pues lo es.
Lo primero que debes tener en cuenta es que la gestión de tu tiempo implica la gestión de tus circunstancias personales que no son las de otras personas. A veces nos fijamos en personas más o menos cercanas que consiguen llegar allí donde nosotros no llegamos. Pero eso no debe frustrarnos, sino más bien investigar cuáles son sus estrategias o trucos para conseguir esa productividad.
Además, debemos tener en cuenta que una gran tarea siempre la podremos dividir en fases o etapas, y si lo vemos así siempre será más fácil pensar que lo podemos conseguir. Conozco muchas personas corrientes que han conseguido realizar proyectos casi increíbles, progresando en pequeñas actividades a lo largo del tiempo.
Aún así, hay una serie de hábitos que con independencia de tus circunstancias, retos y emociones te pueden ayudar a mejorar la gestión de tu tiempo. Te los detallo a continuación.
Hábitos que mejoran tu gestión del tiempo
Utiliza una agenda (en papel o electrónica)
Dedica un tiempo a la semana a dividir los proyectos en etapas o actividades que puedas realizar a diario teniendo en cuenta del tiempo del que dispones. Puede que al principio no consigas completarlas o te surjan imprevistos que te impidan llevar a cabo la planificación inicial. No pasa nada, reajusta la programación hasta que consigas llevar a cabo las tareas diarias que te has propuesto.
Limita los tiempos de mails y llamadas
Dedica un tiempo a diario concreto y limitado a contestar correos electrónicos, llamadas de teléfono, o mensajes de redes sociales o Whatsapp. Fuera de ese horario no lo hagas. Con ello evitarás interrupciones en otros momentos del día y al concentrarte lograrás mejores resultados en las actividades programadas para esos momentos. Lo mejor es hacerlo antes de la comida, cena o bien hora de salida del trabajo. Así será más fácil finalizar estas actividades sin enrollarse.
Clasifica tus tareas
Hazlo en: Las urgentes, las importantes y aquellas que no son ni urgentes ni importantes. Hazlo siempre al principio de la jornada. Procura dar prioridad a la realización de actividades urgentes y dedica un tiempo diario a aquellas que no son urgentes pero sí importantes. Siempre que sea posible intenta que otras personas te ayuden a realizar aquellas que no sean ni urgentes ni importantes.
Dedica un tiempo a descansar después de cada tarea
Haz aquello que realmente te permite desconectar (pasear, tomarse un café, verse un vídeo, leer..) pero procura que tus tiempos de descanso estén limitados, y procura que sean siempre a las mismas horas. Eso permitirá habituarte a tiempos de descanso y trabajo más efectivos
Siempre que sea posible utiliza el transporte público
Así se podrá aprovechar ese tiempo para planificar la jornada, contestar a clientes, compañeros o amigos o quizás estudiar o repasar un determinado tema o materia, incluso el tiempo de espera.
Mejora la alimentación
Aunque pueda parecer un poco tópico evitar comidas muy grasas o calóricas, alcohol y demasiada cafeína, así como realizar algo de ejercicio diariamente, y reírse, también te ayudará a gestionar mejor tu tiempo. Todo ello nos puede ayudar a descansar y dormir mejor y así a concentrarnos más en las actividades a realizar e ir más deprisa.
Evalúa tu organización
También es necesario que periódicamente evaluemos nuestra gestión del tiempo, teniendo no sólo en cuenta los momentos en los que hemos podido fallar o no llegar a los objetivos previstos, sino también los logros obtenidos y aquellas mejoras que hayamos podido cumplir; evitando caer en el catastrofismo o al revés, siendo demasiado autocomplacientes con nuestro trabajo. Esta revisión, debe servir sobre todo para ajustar las estrategias que no nos hayan podido servir en ese camino y reforzando aquellas que si lo han hecho.
Pese a que nos puede costar progresar, ser pacientes y perseverantes nos puede ayudar a realizar cualquier actividad en el tiempo preciso, ya no solo a nivel profesional sino a nivel personal.
La gestión de nuestro tiempo, el como nos comparamos con otros y donde llegamos, depende en gran medida de la gestión de nuestras emociones. Si quieres saber más de cómo controlar tus emociones te recomiendo realizar uno de nuestros cursos de gestión del estrés, o acceder a nuestra biblioteca de ebooks y descargar alguna de las obras sobre productividad o gestión del tiempo.
