¿Qué es la factura digital?
La factura digital, factura electrónica, factura telemática, e-factura… llámala como quieras, es cualquier factura creada en formato electrónico. Es, pues, la versión electrónica de la factura tradicional en papel. Cuenta exactamente con el mismo valor legal. La diferencia es que se expide y recibe en formato electrónico.
Desde el año 2015 el uso de la factura digital es obligatorio en la Administración Pública y entre las grandes empresas, lo cual está contribuyendo a extenderla entre pymes y autónomos.
Ventajas de la facturación electrónica
Para las empresas, organizaciones y administraciones las ventajas y beneficios de la facturación electrónica son relevantes, a saber:
- Mejora en operatividad y eficiencia.
- Agiliza y mecaniza los procesos de gestión, administración y transacción.
- Favorece la integración con las aplicaciones internas de la empresa.
- Elimina costes de impresión y envío postal.
- Ahorra papel y espacio para el almacenamiento de documentos.
- Favorece el desarrollo sostenible.
- Mejora el servicio al cliente.
- Aporta mayor seguridad, facilitando la lucha contra el fraude (disminuye la probabilidad de falsificación).
- Moderniza la economía.
- Reduce los errores humanos.
La firma digital
Para facturar electrónicamente con todas las garantías legales, se ha de contar con la firma digital, que tiene el mismo valor que la firma manuscrita. La firma electrónica permite garantizar la autenticidad del firmante en cada transacción telemática.
La firma electrónica puede ser simple, avanzada, o con certificado digital.
La firma simple
Se utiliza habitualmente al aceptar unas condiciones de uso, y no en facturas. Y es que no se trata de un trazo como tal, sino que consiste básicamente en hacer click en un botón o casilla de una web, o en introducir un código PIN. Por lo tanto, su validez legal no está asegurada, ya que no permite identificar al usuario de forma inequívoca.
La firma avanzada
Tiene un nivel de seguridad mayor al de la firma simple. Se dibuja la firma recogiendo datos biométricos del usuario, como la presión, inclinación y posición del bolígrafo. Esto asegura la verificación de la identidad e integridad de los datos firmados.
La firma con certificado digital
Es la que ofrece un nivel de seguridad más alto. Se basa en un certificado electrónico reconocido por el ministerio competente que valida la propia firma y la identidad del firmante. El certificado electrónico se solicita por Internet a través de la página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
¿Qué formato se debe usar para la factura digital?
Para que la factura digital viaje telemáticamente, necesita de un formato de archivo.
No existe un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT, entre otros.
El formato no estructurado de PDF se suele usar cuando el destinario es un particular, un profesional o una pyme cuyo fin es guardar electrónicamente la factura.
Por su parte, la Administración General del Estado exige que sea en formato estructurado XML con una estructura de fichero determinada conocida como formato “facturae”.
Ni que decir tiene que toda factura electrónica, tenga el formato que tenga, necesita de una firma electrónica para que la factura tenga consideración legal.
Gestión de la facturación electrónica
Simplificando, la factura electrónica se realiza en dos fases:
- Se crea la factura en una aplicación informática conteniendo los campos obligatorios exigibles a toda factura, y se almacena en un fichero de datos.
- Una vez creada la factura, se procede a firmarla electrónicamente, preferiblemente mediante el certificado digital propiedad del emisor de la factura.
El proceso de facturación electrónica afecta tanto a la persona que hace la factura digital como al receptor de esta.
Las obligaciones que tiene el emisor son:
- Crear la factura en formato de archivo digital.
- Garantizar el acceso a la factura, visualización y búsqueda, así como la copia o descarga de la misma, y su impresión.
- Conservar los datos de la factura.
- Contabilizar la factura.
- Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura.
Las obligaciones que tiene el receptor son:
- Recibir la factura, asegurándose de que cumple con los requisitos mínimos exigidos y que la firma electrónica es segura.
- Conservar la factura recibida en su formato original.
- Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
- Garantizar el acceso a la factura para su visualización, búsqueda, copia o descarga, e impresión.
Procedimiento de conversión
Del mismo modo que podemos pasar a papel una factura electrónica y conservarla de manera tradicional (impresión), también existe el proceso inverso de convertir una factura de papel a un formato electrónico (escaneo).
Tanto el escaneo de documentos, que digitaliza lo analógico, como la impresión de facturas electrónicas, que «analogiza» lo digital, deben cumplir con unos requerimientos para que todo el proceso esté bien certificado.
¿Qué tipo de herramientas proporciona esta certificación? A grandes rasgos se utilizan dos herramientas:
- Un hardware, es decir, un escáner mediante el cual se permite la digitalización de documentos.
- Un software homologado de digitalización que puede generar un código de barras llamado «PDF-417» para la impresión de documentos digitales, respetando todas y cada una de sus propiedades.
Marco normativo
Para poder abordar la implementación de un sistema de facturación electrónica, es necesario conocer antes cuál es el marco normativo que regula todos los elementos clave que intervienen en este procedimiento telemático.
- Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información (LISI), que proporciona las pautas de las comunicaciones electrónicas o telemáticas de las empresas para con su clientela.
- Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSICE).
- Ley 59/2003 de firma electrónica que regula aspectos relacionados con diversas materias, entre ellas los certificados electrónicos, los prestadores de servicios de certificación y el procedimiento sancionador, entre otros.
- Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
- Real Decreto 1619/2012 que regula las obligaciones de facturación.
- Orden EHA/962/2007 que desarrolla las disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.
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