¿Qué es la Facturación Electrónica?
Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
La expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario, y se expide y recibe en formato electrónico, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Normativa legal
Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.
Legibilidad, autenticidad e integridad
Todas las facturas, deben garantizar:
La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.
La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:
- Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
- Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
- Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
Tipos de facturas electrónicas
Distinguimos dos tipos de documentos electrónicos de facturación: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos del emisor y ser tramitadas de forma automatizada por los sistemas de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.
Ventajas de la factura electrónica
Beneficios específicos de la factura electrónica son:
- Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
- Reducir errores humanos.
- Eliminar costes de impresión y envío postal.
- Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
- Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento.
- Mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente.
- Facilitar la lucha contra el fraude.
- Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales y del sector público, mejorando drásticamente su gestión.
- Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Beneficios económicos
Básicamente se trata de evitar los costes de impresión y envío postal de la documentación y sustituirla por un servicio de facturación electrónica que remita digitalmente los documentos. Por eso, el beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.
Estos beneficios, no podrán materializarse si no se superan importantes retos como:
- Su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo.
- Su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las Administraciones y sector público en general.
- La interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras.
Si con la información que te facilitamos en este post te ha surgido más interés por la facturación electrónica, lo ideal es que realices un curso específico en el que profundizar en todos los aspectos legales y técnicos para que puedas modernizar tu proceso de facturación. Si trabajas en puestos administrativos también pueden interesarte temas relacionados como la Firma digital o la Ofimática en la nube, presentes en la estrategia formativa de nuevas tecnologías.
