Pero, ¿entonces no tiene nada que ver con el paquete Office? Sí. Y para que hables con propiedad y fundamento, a continuación te explicaré detalladamente cómo puedes sacarle el máximo partido a las herramientas de oficina más usadas del mundo.
El objetivo de la ofimática es simplificar tareas.
Así, puedes optimizar tu tiempo y dedicarlo a realizar otras labores. Te pongo un ejemplo sencillo: antes, en las empresas se hacían las cartas a mano o con máquina de escribir, y se dedicaba mucho tiempo a esta tarea (imagina tener que escribir una a una para cada cliente o proveedor y, en caso de que al redactar hubiera algún error, empezar a escribirla de nuevo). Ahora, gracias a estas herramientas informáticas, puedes escribir una `carta tipo´ que vayas modificando a petición de nuevos datos y corregir errores en el momento.
El gran cambio llegó para las empresas, ya que algunas de estas tareas son de realización diaria y suponen una pérdida de tiempo considerable. Gracias a la incorporación de este tipo de software se puede incluso reducir costes, al invertir menos tiempo.
Teniendo en cuenta lo que acabas de leer, que tu curriculum vitae incluya un apartado en el que la suite ofimática esté presente es casi obligatorio. Los headhunters dan por hecho que los candidatos conocen y usan este tipo de herramientas, así que, entremos en el meollo de la cuestión.
¿Cuáles son las herramientas de ofimática más utilizadas en una empresa?
Puede que el paquete de Office más comúnmente conocido sea el de la marca Microsoft, y muchos ordenadores lo traen por defecto instalado. Sin embargo, también tienes otros de acceso libre, como OpenOffice. Ambos incluyen las siguientes herramientas que automatizan y optimizan el trabajo diario de oficina:
Procesador de texto:
Hablamos del archiconocido Word, uno de los programas informáticos más populares de Microsoft Office. Word es un procesador de textos, es decir, te permite crear, editar y modificar documentos de textos con formato. A diferencia de un editor de texto simple, Word incluye la posibilidad de trabajar con diversas tipografías (fuentes), incluir imágenes, un corrector ortográfico e incluso un diccionario de sinónimos. En sus últimas actualizaciones, el paquete trae consigo plantillas para crear documentos concretos, como flyers, curriculums, portadas para trabajos e incluso índices. Si le dedicas tiempo a trabajar con él, te darás cuenta que tiene un sinfín de posibilidades para editar un texto.
Hojas de cálculo:
El temido y útil Excel. Temido, porque si nunca has trabajado con él te dará algún que otro dolor de cabeza, ya que no es muy intuitivo. Pero, por otro lado, útil, porque, al igual que Word, te permite organizar datos de forma rápida y, gracias a las tablas dinámicas, podrás cruzar datos y tener todo en una misma hoja de cálculo. Excel está compuesto por plantillas o, como acabas de leer, hojas de cálculo, que te dan la posibilidad de realizar operaciones aritméticas de manera automática, tarea muy útil para aquellos que trabajan en departamentos de finanzas o en labores operativas en las que se hacen necesarios informes y manejo de muchos datos.
Bases de datos:
Es una de herramientas menos utilizadas del paquete Office de Microsoft, pero puedes sacarle mucho partido si realizas seguimiento de pedidos, proveedores o recopilas datos: te presento a Access, el programa empleado para realizar una gestión de bases de datos. Además, si no solo quieres almacenar en base de datos, sino que también quieres poder realizar consultas sobre esa información y realizar informes, es el programa ideal para ti.
Programas de presentación:
¿Te suena la sigla PPT? En Femxa, la utilizamos mucho para referirnos a las presentaciones visuales que hacemos para los clientes. Y el programa que se utiliza para hacerlas no es otro que el PowerPoint, que te permite combinar diapositivas multimedia con imagen, sonido, texto e incluso vídeos.
Programas de correo electrónico:
Los emails, calendarios para reuniones y directorio de contactos puedes administrarlos a través de Outlook. Es un gestor de correo electrónico perfecto para una empresa, ya que permite crear cuentas con el nombre de la compañía, crear listas para hacer envíos y calendarizar reuniones con tu equipo de trabajo.
Este es un resumen de las más utilizadas pero si te descargas el paquete de Microsoft Office completo verás que tiene herramientas para cada proceso de trabajo, por ejemplo OneNote (crea notas como si fueran post-it) o Publisher (puedes hacer creaciones más complejas como folletos).
Hoy en día, con el avance de las tecnologías, la ofimática se ha lanzado también al mundo virtual. Gracias a ello podemos crear, editar y compartir archivos en línea con la ventaja de hacerlo entre varias personas o visualizarlos en tiempo real. Sin embargo, muchas personas todavía están acostumbradas a tener sus herramientas ofimáticas instaladas en el ordenador o en su red de área local y son reacias a dar el salto para utilizar estas herramientas en línea. Si eres una persona permanentemente conectada a Internet, quizá prefieras usar Google Docs, es la versión del gigante Google para acercarte la Ofimática y poder usarla desde cualquier ubicación, guardando todos tus documentos en su nube: Google Drive.
¿Dónde puedo hacer cursos de ofimática?:
En Femxa te ofrecemos la posibilidad de que te conviertas en un experto en los programas informáticos más utilizados en las oficinas de cualquier empresa. Disponemos de un área específica para los cursos gratuitos de Ofimática. En breve comienzan varios grupos, ¡reserva tu plaza cuanto antes!.
Recuerda, reciclarse en determinadas áreas o ampliar competencias te hace ser un valor añadido para tu empresa. Si ya dominas la ofimática, puedes optar a la realización de otras formaciones complementarias. Te recomendamos saber más sobre marketing digital y comercio electrónico pues son temáticas cada vez más necesarias en cualquier empresa. Accede a nuestro resumen de formaciones aptas para trabajadores de cualquier sector y escoge el curso gratis que se adapte a tus necesidades profesionales.
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