Cuáles son las funciones básicas de una oficina
En el trabajo administrativo se pueden establecer varios tipos de trabajos, ligados a la gestión empresarial: organización y recursos humanos, gestión de correspondencia y gestión de la documentación.
Cuando el organigrama de una organización ya está claro y se han asignado los mandos intermedios, éstos han de componer sus equipos de trabajo. En primer lugar, se escoge a los técnicos que realizan el trabajo más especializado, por ejemplo personas centradas en selección de personal en el ámbito de los recursos humanos, o técnicos en operativa bancaria y contable para el departamento financiero. Sin embargo, existen otros empleos que son imprescindibles y que desempeñan las funciones inherentes a las técnicas administrativas básicas de oficina. La labor de estas personas consistirá en facilitar una estructura documental al resto del equipo, de manera que el tratamiento de datos en las operaciones más estandarizadas esté solucionado, y la gestión documental fluya normalmente.
Tipos de trabajos administrativos básicos en una oficina
Organización empresarial y de recursos humanos
El departamento de Recursos humanos se suele estructurar en torno a trámites necesarios en cualquier empresa, siendo las principales la contratación o el control de personal.
En cualquier organigrama de RRHH será necesario incluir personal dedicado al tratamiento de los documentos en el departamento, de manera que queden resueltas las diligencias y documentos que conllevan las diferentes funciones:
- Empleo, con la generación de contratos, fichas de selección o información de acogida.
- Retribución, que supone la elaboración de las nóminas y documentos de evaluación.
- Administración de personal, con controles horarios, planificación de vacaciones y monitorización del absentismo.
- Relaciones laborales, que incluyen los planes de riesgos laborales e igualdad.
Gestión de documentación comercial y económica
En torno al trabajo comercial surgen necesidades de documentación, tanto interna como plantillas, catálogos o evaluaciones de objetivos, como externa, en forma de acreditaciones de ventas, pagos y cobros (gestión de tesorería).
Es función del personal administrativo gestionar las operaciones básicas de registro de operaciones y de relaciones con entidades financieras con el fin de que los técnicos realicen eficientemente el trabajo comercial, de gran valor para cualquier compañía.
Gestión de correspondencia y paquetería
La función logística de una oficina trata de facilitar el flujo de existencias necesarias para su buen funcionamiento y el correcto tráfico de envíos postales en cualquier departamento. Además de tramitar y recepcionar pedidos de material y correo, se han de conocer determinados procedimientos:
- Embalaje y empaquetado de documentación y productos.
- Normativa legal de seguridad y confidencialidad.
- Diferentes medios en el envío de correspondencia y paquetería.
En definitiva, en el trabajo de cualquier organización es esencial tener bien resueltas las funciones relacionadas con las técnicas administrativas básicas de oficina. Si quieres profundizar sobre este tema, y conseguir trabajar desarrollando este tipo de tareas, te recomendamos que realices formación específica que te ayude a acceder a este tipo de puestos, imprescindibles en todas las empresas.
Por último, también tienes la oportunidad de realizar un curso de auxiliar administrativo completo, con una carga lectiva de 390 horas, que te llevará al siguiente nivel.
