Toda la información se encuentra conectada, puesto que los usuarios de cada departamento tienen una base de datos común, y cuando se realiza la venta de un producto, automáticamente se resta del stock del almacén, se genera una factura para contabilidad o se añaden los datos del cliente en el CRM. Todo ello se traduce en un gran ahorro de dinero y trabajo para la empresa.
El software de gestión supone una gran inversión para la empresa. Una encuesta de Panorama Consulting en 2013 arrojaba la cifra de un aumento del 40% de la productividad para las empresas que se dotaban de este sistema informático.
¿Para qué sirve un Software ERP?
Básicamente, un ERP mejora la capacidad de gestión y colaboración entre los distintos empleados y departamentos de la compañía. Esto aumenta la productividad y evita que dos empleados tengan que introducir la información dos veces en distintas bases de datos de cada departamento.
Asimismo, facilita el acceso de los datos de la empresa, de modo que la toma de decisiones se hace siempre en base a datos ya actualizados. Nos da información precisa en tiempo real, de modo que pueden controlar pedidos en función de las ventas previstas, por ejemplo.
Con un software de gestión de estas características se dispone de una base centralizada de datos, donde todos los departamentos guardan ahí la información y recogen también desde allí la que necesiten. Gracias a esto, obtener datos para cualquier empleado es muy sencillo, al igual que hacer copias de seguridad.
Muy importante es también este sistema como fuente de análisis estadístico, ya que al estar centralizado todo en la misma base de datos, se pueden extraer informes y datos para su uso en las estadísticas de la empresa.
Tipos de software ERP
Estos sistemas informáticos abarcan las áreas que tú elijas, instalándose un software personalizado en tu empresa según tus necesidades. Lo principal es que el programa ERP se adapte a tu empresa sin importar su tamaño, y te permita planificar, actuar y gestionar eficazmente los recursos de ésta.
Diferenciamos entre dos clases de programas ERP:
- ERP personalizado: aquel que está diseñado única y exclusivamente para tu negocio, desde cero y según tu criterio.
- ERP estándar o modular: proviene de un programa prediseñado que se modifica en base a tu negocio y tus necesidades.
Dentro de los ERP modulares, distinguimos entre dos tipos:
- Los que se desarrollan para un sector concreto, como puede ser el negocio textil o la hostelería.
- Los generales, que no están diseñados para un sector específico, por lo que hay que adaptarlos más a cada proceso de negocio.
La opción de un software modular es la óptima para cualquier empresa, puesto que con una menor inversión que una personalizada se adapta de manera fácil y completa a tu negocio, además de llevar menos tiempo su instalación.
Ventajas de utilizar un ERP
Hay varios beneficios que da tu empresa el empleo de un ERP. A continuación te dejamos los 10 más importantes que conseguirás con el Enterprise Resource Planning:
- Ahorro económico. La gestión eficaz de los recursos supone, a largo plazo, un ahorro para tu negocio.
- Personalización basándonos en cada necesidad. Vamos a poder adaptar al milímetro este software de gestión a nuestra empresa.
- Acceso e intercambio de información Este sistema mejora la comunicación interna entre los empleados de una manera sencilla. Elimina las barreras de información entre los diferentes departamentos.
- Incremento del rendimiento y del ROI a largo plazo. Al acrecentar el rendimiento de nuestra empresa, vamos a poder recuperar la inversión con mayor velocidad.
- Mejora la productividad. Tratándose de un sistema automatizado, podremos evitar posibles fallos de los empleados.
- Mejora el proceso de toma de decisiones. Los usuarios del programa obtendrán una información clara, ordenada y detallada de su empresa, con lo que agilizará este proceso.
- Sistema de Planificación realista en escenarios futuros. Será posible realizar predicciones de situaciones futuras al tener una mayor cantidad y calidad de información.
- Mejor relación con los clientes. El software ERP nos permite reducir los tiempos de contestación con el cliente. Además, puedes implantar un módulo de CRM (Customer Relationship Management), que permite trabajar en tres áreas: relación con el cliente, gestión comercial y marketing.
- Evita duplicación de datos. Actualización de datos instantánea. Evita que los datos se repitan interdepartamentalmente, pues suprime cualquier clase de barrera de información entre los empleados. Permite trabajar de una forma eficaz y a tiempo real en todo momento.
- Mayor control y trazabilidad. Este sistema facilita el seguimiento del producto en todo momento, permitiendo detectar posibles errores o imprevistos de forma ágil.
¿Qué resultados obtenemos de su uso?
Un paquete ERP siempre será una buena herramienta de trabajo para las grandes empresas. Para las PYMES conviene ver hasta qué punto la administración y gestión de datos no funciona como debería, por lo que dotarse de este sistema de planificación de recursos empresariales, sería entonces una opción bastante buena.
Un sistema ERP necesita tener los requisitos bien definidos para su instalación. De otra manera, no funcionará y puede que no se obtenga el resultado esperado.
También es importante observar que el software sea una solución flexible, y que se adapte a su uso desde dispositivos móviles o pueda ser utilizado desde la nube. Cumplidos estos requisitos, los resultados pueden ser excelentes.
¿Cuánto cuesta un ERP?
Por mucho que parezca un coste considerable, hay que tener en cuenta que si un el ERP funciona, el retorno de la inversión está prácticamente garantizado si se implanta con éxito.
Por otra parte, en los últimos años su precio ha disminuido considerablemente con el desarrollo de soluciones en la nube. Así se facilita el pago por uso, con lo que una empresa va contratando módulos a medida que los vaya necesitando; además, las PYMES tienen más fácil el acceso a esta herramienta, siendo un ERP en la nube la manera de implementar una solución sencilla y rápida.
Ejemplos
Existen ciertos paquetes ERP que ya están consolidados en el mercado internacional. No son desarrollos a medida, pero si son aptos para un gran número de empresas sin necesidades especiales. Hay que tener en cuenta que cada sector laboral tiene sus particularidades y el ERP debe tenerlas en cuenta. Pensad que no es lo mismo centrar las necesidades en el control financiero de grandes proyectos de construcción que se dilatan en el tiempo que centrarlas en la trazabilidad de los alimentos en empresas de distribución y consumo.
SAP Y Microsoft Dynamics son aptos para grandes corporaciones
Para tamaños medianos de empresa, lo que en España conocemos como Pymes y suponen la gran parte del conglomerado económico en nuestro país, estarían recomendados los siguientes softwares: SAGE, SAP Business One, Microsoft Navision o el A3 ERP de Wolters Kluwer
Para la pequeña empresa con poco presupuesto y necesidades organizativas modestas lo ideal es usar software libre, como Open ERP
¿Qué te parece este tipo de software? ¿Crees que puede ser de ayuda en tu negocio? Comenta y déjanos tu opinión.
