Para qué sirve un plan de comunicación y cómo hacerlo

Índice

• Qué es un plan de comunicación
• Para qué sirve un plan de comunicación
• Tipos de plan de comunicación
• Cómo hacer un plan de comunicación (pasos detallados con ejemplos)

 

Qué es un plan de comunicación

Un plan de comunicación es un documento estratégico que guía todas las acciones y actividades comunicativas de una organización. Este plan define los objetivos de comunicación, identifica al público objetivo, establece los mensajes clave y determina los canales y herramientas que se utilizarán para transmitir dichos mensajes.

Su propósito principal es asegurar que todas las comunicaciones de la organización sean coherentes y alineadas con sus metas generales, optimizando así el impacto y la eficiencia de cada acción comunicativa. Incluye también un calendario de acciones y un sistema de evaluación para medir el éxito de las estrategias implementadas.

En resumen, es una hoja de ruta que ayuda a coordinar y maximizar los esfuerzos comunicativos de una organización, asegurando que los mensajes lleguen de manera clara y efectiva a los destinatarios correctos.

 

 

Para qué sirve un plan de comunicación

Un plan de comunicación sirve para coordinar y optimizar los esfuerzos de comunicación de una organización, asegurando que los mensajes sean coherentes, claros y lleguen al público adecuado.

Además, un plan de comunicación permite prevenir y gestionar crisis mediante la inclusión de estrategias y protocolos específicos. Facilita la coherencia en los mensajes, reforzando la imagen y los valores de la organización, y proporciona un sistema para evaluar el rendimiento de las acciones de comunicación, permitiendo ajustes necesarios para una mejora continua. Es esencial para mejorar la interacción con el público y alcanzar los objetivos organizacionales de manera eficiente.

 

Tipos de plan de comunicación

Existen varios tipos de planes de comunicación, cada uno adaptado a diferentes necesidades y objetivos dentro de una organización. A continuación, se describen algunos de los más comunes:

1. Plan de comunicación interna: Este tipo de plan se enfoca en la comunicación dentro de la organización. Su objetivo es mejorar la interacción y el flujo de información entre los empleados y los diferentes departamentos. Incluye estrategias para fomentar un ambiente de trabajo colaborativo, informar sobre políticas y procedimientos internos, y motivar al personal. Las herramientas comunes utilizadas en este tipo de plan incluyen boletines internos, reuniones de equipo, intranets y correos electrónicos corporativos.

2. Plan de comunicación externa: Dirigido a comunicar la imagen, valores y mensajes de la organización al público externo, como clientes, proveedores, socios y la comunidad en general. Su propósito es fortalecer la marca, atraer y retener clientes, y mejorar las relaciones públicas. Las tácticas pueden incluir campañas publicitarias, comunicados de prensa, eventos, redes sociales y sitios web corporativos.

3. Plan de comunicación de crisis: Este plan se prepara para gestionar situaciones inesperadas que puedan afectar negativamente la reputación de la organización. Incluye protocolos y procedimientos para responder rápidamente a la crisis, estrategias para comunicar de manera efectiva con los stakeholders y medios de comunicación, y tácticas para minimizar el impacto negativo. Es esencial para mantener la confianza y credibilidad de la organización durante situaciones adversas.

4. Plan de comunicación de marketing: Enfocado en promover productos o servicios específicos, este plan combina estrategias de marketing y comunicación para alcanzar objetivos comerciales. Incluye el análisis del mercado objetivo, el desarrollo de mensajes clave, y la selección de canales de comunicación adecuados como publicidad en línea, campañas de correo electrónico, y promociones en redes sociales.

5. Plan de comunicación estratégica: Abarca una visión a largo plazo y se alinea con los objetivos generales de la organización. Su propósito es guiar todas las acciones de comunicación de manera coherente y efectiva, asegurando que todos los mensajes y esfuerzos estén alineados con la misión y visión de la empresa. Incluye análisis de audiencia, desarrollo de mensajes clave y planificación de medios a largo plazo.

Cada tipo de plan de comunicación tiene un enfoque y objetivos específicos, pero todos comparten el propósito común de mejorar la efectividad de la comunicación dentro y fuera de la organización.

 

Cómo hacer un plan de comunicación (pasos detallados con ejemplos)

Ángela es una chica joven que ha abierto hace poco una tienda de artesanía online. La idea se la dio su amiga Érica, una blogger profesional. Ahora Ángela necesita que más gente visite su tienda y espera conseguirlo dándose a conocer en redes sociales. Érica cree en el negocio de Ángela y se ha ofrecido a ser su responsable de comunicación.

¿Cómo lo haremos? Pregunta Ángela. Érica responde que ya ha redactado alguna de estas planificaciones, pues ha trabajado como Community Manager para varias empresas. Le explica que un plan de comunicación empresarial cuenta con varios apartados. Los primeros analizan la situación, los siguientes plantean la estrategia y los últimos explican los detalles.

Juntas van a redactar un borrador a partir del cual especificar todos los aspectos de la comunicación relativos a la tienda.

1. Antecedentes

Aquí es donde tenemos que escribir los antecedentes de tu tienda, dice Érica.

De momento escriben la fecha en la que abrió la tienda. Añaden que en poco tiempo consiguió tener una base de seguidores con su blog. Y terminan anotando el reciente cambio de hosting.

2. Estudio de mercado

En este apartado se analiza el interés general del público por el sector, afirma Érica.

De momento pueden ver cómo le va a otras tiendas que venden cosas parecidas a la de Ángela. Ángela y Érica pasan un rato identificando a sus principales competidores. Toman nota de sus estrategias de comunicación y de la respuesta de sus clientes a las mismas. Esto se llama benchmarking.

3. Objetivos

¿Este apartado a qué se refiere? ¿A los objetivos de negocio o los de comunicación? Pregunta Ángela. Érica responde que ambas cosas. Primero defines unos objetivos de negocio y después el objetivo de tus comunicaciones.

Ángela recuerda un consejo de Íñigo, su profesor en el curso de marketing. Todos los objetivos deben ser “S.M.A.R.T.”. Esecíficos, Medibles, Alcanzables, Realistas y para un Tiempo concreto.

4. Público objetivo

Aquí se decide sobre qué público nos vamos a centrar, dice Érica. ¿Cuál es el perfil de los seguidores de tu blog? Le pregunta a Ángela. Esta responde que la mayoría son chicas jóvenes con gustos muy parecidos a los suyos. Érica sugiere centrarse en ese perfil de momento y más adelante diversificarse un poco.

5. Mensaje

El mensaje es “mi tienda es genial, compradme cosas”, simplifica Ángela. Érica responde que en el fondo sí, el mensaje tiene que ser ese. Así que lo escribe en el plan de comunicación empresarial aunque con palabras más adecuadas.

6. Estrategia

Ángela comenta que no termina de entender la diferencia entre, “plan”, “estrategia” y “tácticas”. Érica responde que el plan es el documento a nivel general, la estrategia supone tomar decisiones sobre la manera de hacer las cosas y en qué canales y las tácticas implican el conjunto de acciones a llevar a cabo. En su caso la estrategia sería utilizar como canales el blog y las redes sociales para atraer clientes.

7. Planes de comunicación específicos

Este apartado está dividido en varios sub apartados.

• Comunicación corporativa: Aquí hay que definir qué imagen quieres que dé la empresa. Ángela opina que ahora mismo la imagen de la empresa estará muy ligada a su marca personal. Érica responde que con lo pequeña que es la empresa es inevitable. Después añade que también tienen que describir los valores de la empresa y decidir cómo comunicarlos. Muchas cosas se comunican de forma sutil como con el diseño del logo o de la web. Otras son más directas, como el nombre de la empresa o su lema. 

• Comunicación externa: Aquí Ángela y Érica discuten el tono que van a usar en las redes sociales y el blog. Debe ser siempre el mismo y pensando en su público objetivo. Así que acuerdan usar un tono desenfadado. 

• Comunicación interna: Ángela no había caído en la cuenta de que esto también es parte del plan de comunicación empresarial. Pero es cierto que tienen que acordar con qué regularidad se comunican ella y Érica. Por ejemplo, acuerdan dos reuniones semanales además de alertas puntuales, por ejemplo, si Ángela nota que tienen demasiado stock de un producto concreto se lo dirá a Érica. Así Érica intentará hablar más de ese producto en las redes sociales para que la gente lo compre. 
• Comunicación de crisis: Tienen que acordar cómo responderá Érica si un cliente insatisfecho hace una reclamación en las redes sociales. Por lo general deberían empezar respondiendo de forma pública y respetuosa, que todos sepan que se atiende a las quejas, y después se deben tratar los detalles de la reclamación por privado.
• Relaciones públicas: Creo que deberías aparecer en eventos relacionados con tu sector, recomienda Érica. En ferias de artesanía darías a conocer tu marca tanto a clientes como a otros vendedores. Es bueno que los otros artesanos te vean con buenos ojos, así podrías hacer colaboraciones, concluye Érica.

 

• Responsabilidad social corporativa: Y aquí es donde damos a conocer tus buenas obras, dice Érica. El mensaje se puede centrar en el que uso de materiales y embalajes respetuosos con el medio ambiente. 

8. Calendario

Una vez decidida la estrategia hay que decidir en qué momento se aplica. En nuestro caso las acciones concretas se indicarán en un cronograma en el que se reflejen hitos, como el que habrá que estar más activo durante las mencionadas ferias de artesanía, opina Érica. Y por supuesto en navidad, añade Ángela.

9. Presupuesto

Aquí hay tenemos que decidir cuánto vas a dedicar a la comunicación, comenta Érica. Por ejemplo, si vas a realizar acciones de pago en redes sociales; o mi sueldo..

...Ángela empieza a tener dudas sobre si es buena idea involucrar a las amistades en los negocios…

10. Seguimiento y Control

Y finalmente hay que decidir cómo controlar si la comunicación tiene efecto sobre nuestros clientes, es decir si lo que hacemos además de tener nuestros criterios de calidad es efectivo. Una herramienta muy útil sería Google analytics, asegura Érica. Es gratuita y muy efectiva.

 

Después de revisar todos los apartados ya tienen esbozado un plan de comunicación empresarial. A Ángela da la sensación de ser muy esquemático, pero Érica le asegura que está bien y que deben desarrollarlo más. Todavía  son una empresa pequeña con mucho que aprender. Además el plan de comunicación empresarial hay que revisarlo periódicamente. Las siguientes versiones tendrán más información.

 

Este es el ejemplo perfecto de una emprendedora que se está formando y tiene mucho trabajo por delante para desarrollar un plan de comunicación completo, pero está en el camino correcto, el de la formación. Si tu también quieres aprender todos los detalles para implantar correctamente los procesos comunicativos de una organización, en Femxa te recomendamos el Curso de Comunicación Empresarial, con él aprenderás las nociones básicas para lograr para dirigir y planificar de forma estratégica cómo comunicar interna y externamente los objetivos de tu empresa.